Van selectie naar gunning: interactie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer

Eerste stap in circulaire aanbesteding afgerond

In de aanloop naar de bouw van ’t Centrum is Kamp C in 2018 gestart met een circulaire aanbesteding. Een circulaire aanbesteding wijkt sterk af van de traditionele manier van aanbesteden waarbij de prijs vaak geldt als belangrijkste criterium en waarbij een eisenpakket wordt opgelegd zonder ruimte voor innovatie.

“In tegenstelling tot een traditionele aanbesteding, gaan we uit van een set van ambities en een functionele uitvraag: we geven op wat we willen, maar niet hoe we dit willen. De markt krijgt hierdoor de ruimte om zelf creatief aan de slag te gaan. Verder is de prijs geen criterium omdat we werken met een vast budget dat de opdrachtnemer zal krijgen”, verduidelijkt projectverantwoordelijke Jonathan Verdonck.

De circulaire aanbesteding krijgt vorm in het project ’t Centrum en is intussen uitgegroeid tot een innovatief en leerrijk proces voor zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer.

In maart bereikte het project een eerste grote mijlpaal, namelijk het afronden van de selectiefase. Een zeskoppige jury selecteerde toen drie consortia uit de zeven consortia die zich hadden aangemeld. Respectievelijk SPV Kamp C(irculair), ’t Collectief en Kamp Circulair maken op dit ogenblik kans op de uiteindelijke gunning van de opdracht. Lees hier meer over de selectiefase.

Onduidelijkheden wegnemen

Op 28 mei werden de drie consortia uitgenodigd voor een infosessie. Tijdens deze sessie gaf Kamp C een toelichting bij de opdracht en de gunningsproducten. Er was ook mogelijkheid voor de aanwezigen om verduidelijkingsvragen te stellen, waar velen gebruik van maakten. De antwoorden zullen meegenomen in een zogenaamde Nota van Inlichtingen die met alle consortia wordt gedeeld. De consortia lijken deze manier van werken te appreciëren. Ze beseffen dat deze aanbesteding anders is dan de traditionele manier en hebben zin om de uitdaging samen met ons aan te gaan.

Met elkaar in dialoog

In juni en augustus organiseert Kamp C twee dialoogrondes waarvoor elk consortium apart wordt uitgenodigd. De eerste sessie heeft inmiddels plaatsgevonden op 13 juni. De gesprekken bieden de gelegenheid om de ambities verder te concretiseren en het eindproduct zo goed mogelijk te doen aansluiten op de behoefte. Dankzij dit tweerichtingsgesprek worden zo vraag en aanbod beter op elkaar afgestemd.

In de eerste dialoogronde kregen de consortia de gelegenheid om met Kamp C het doel, de kritische succesfactoren en de gestelde eisen in de opdracht te bespreken. Maar ook de geanalyseerde risico’s, die een succesvolle invulling van de opdracht, in de weg kunnen staan, alsook de toelaatbaarheid van oplossingen, werden besproken.

In de tweede dialoogronde krijgen de deelnemers vervolgens de kans om hun analyse, die heeft geleid tot een mogelijke oplossing en meerwaarde, af te toetsen en de risico’s te bespreken.

“Door met een traject van dialoogrondes te werken krijgen we als opdrachtgever nog ruimte om de aanbesteding bij te sturen. Grondig wijzigen kan niet meer, maar er is wel de mogelijkheid om te finetunen. Dit zorgt dat we uiteindelijk een betere opdracht in de markt zetten”, aldus Jonathan.

De vervolgstappen

Eind 2019 zal het winnende consortium, dat zal instaan voor de realisatie van ’t Centrum, gekozen worden. In samenspraak met de opdrachtgever wordt het uitvoeringsplan en de planning opgemaakt. In het najaar van 2020 zal de bouw starten.

Het project ’t Centrum wordt uitgevoerd in samenwerking met de OVAM. Kamp C ontvangt een subsidie van € 183.087,04 en inhoudelijke ondersteuning van de OVAM. Verder is ook Thomas More een partner in het project.