Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden Conferentiecentrum De Basis

Bevestiging

Uw boeking in het Conferentiecentrum De Basis is pas definitief na ontvangst van een ondertekend contract. Elk ondertekend document verbindt de ondertekenaar in eigen naam evenals de persoon of rechtspersoon waarvoor de ondertekenaar handelt.

De gebruiknemer zal het afgesproken tijdsverloop in acht nemen.

Voor overuren op een weekdag voor 8 uur en na 18 uur  wordt een compensatie van  € 60,00 per personeelslid per uur aangerekend. Op zaterdagen geldt dit tarief voor overuren de ganse dag. Verder worden ook alle onvoorziene bijkomende uitgaven die het gevolg zijn van deze wijziging gefactureerd.

Opties op een zaal worden slechts voor maximaal 2 weken toegekend en dienen per mail te worden bevestigd. Indien er nieuwe aanvragen komen voor een zaal, heeft Kamp C, na overleg met de klant met optie, het recht om de ruimte aan een andere klant ter beschikking te stellen na ontvangst van een ondertekend contract. 

Aantal deelnemers

  • U kan het aantal deelnemers tot een week op voorhand wijzigen. Indien de aantallen met meer dan 10% afwijken (verminderen) van het aangekondigd aantal, kan de basisprijs voor catering mogelijks sterk toenemen. De afgesproken prijs per deelnemer is dan ook enkel bindend wanneer het aantal deelnemers overeenstemt met de afspraken in het contract/de offerte.
  • Indien het aantal deelnemers minder dan 1 week voor het evenement nog wordt verminderd, wordt het initiële aantal deelnemers gefactureerd.
  • Aanpassingen aan het aantal deelnemers mogen niet meer dan 10% afwijken van het initiële aantal dat vermeld staat in het contract. Dit met betrekking tot de totale capaciteit en veiligheid van het gebouw.

Annulering

  • Annuleren van een vergaderzaal kan kosteloos tot 7 dagen voorafgaand aan de activiteit.
  • Indien de zaal/het event wordt geannuleerd binnen de 7 dagen voor aanvang van de activiteit, kunnen wij u een kost van 100% van de gebruiksvergoeding van de infrastructuur aanrekenen en 100% voor eventuele cateringskosten.
  • Annuleringen dienen steeds schriftelijk te worden meegedeeld via reservatie.kampc.be. De klant kan zich enkel beroepen op de annulering indien deze van het Conferentiecentrum De Basis een ontvangstmelding kreeg als bewijs van de gevraagde annulering.

Betaling

  • De evenementen in het Conferentiecentrum De Basis worden automatisch gefactureerd.
  • Alle rekeningen of facturen dienen gestort te worden op rekening van Kamp C, Provinciaal Centrum voor Duurzaam Bouwen en Wonen.
  • Indien het verschuldigde bedrag niet op de vervaldatum betaald werd door de gebruiknemer, wordt van rechtswege en zonder enige ingebrekestelling een nalatigheidsintrest van 1% per maand aangerekend.  Daarnaast wordt er, indien de factuur of de verschuldigde bedragen die voortvloeien uit deze overeenkomst niet betaald wordt, een bijkomende forfaitaire schadevergoeding van 10% aangerekend.
  • Klachten of bezwaren moeten schriftelijk worden ingediend binnen 8 dagen na het evenement. Na deze termijn worden onze leveringen en prestaties beschouwd als definitief aanvaard. Voor de geleverde spijzen en dranken is na verbruik geen klacht meer mogelijk.

Algemeen

  • Het is niet toegelaten eigen catering te verbruiken in het Conferentiecentrum De Basis tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk vermeld op het contract.
  • Mochten door onvoorziene omstandigheden sommige van de overeengekomen spijzen en dranken niet kunnen geleverd worden, dan behoudt het Conferentiecentrum De Basis zich het recht voor het menu aan te passen met gelijkwaardige spijzen of dranken, zonder dat dit aanleiding kan geven tot prijsvermindering of schadevergoeding.
  • Schade dient onmiddellijk gemeld te worden. Schade die hetzij opzettelijk, hetzij onopzettelijk werd aangebracht aan de installaties of infrastructuur van het Conferentiecentrum De Basis, valt solidair onder de verantwoordelijkheid van diegene die ze veroorzaakt heeft en de organisator van het evenement heeft georganiseerd. Behoudens andere afspraken na de feiten, zal de schade gefactureerd worden.
  • De gebruiknemer treedt op als hoofdverantwoordelijke van de activiteit die plaats vindt in de ter beschikking gestelde ruimten voor wat betreft zijn contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid. De gebruiknemer is aansprakelijk voor alle schade, ongevallen en dergelijke meer die zich zouden kunnen voordoen naar aanleiding van het gebruik van de ter beschikking gestelde ruimten en/of de door de gebruiknemer ingerichte activiteit;
  • De gebruiknemer dient zich in regel te stellen met en is verantwoordelijk voor administratieve verplichtingen voor het evenement dat hij organiseert, zoals gebeurlijk het vragen van toelating aan de overheid, SABAM etc.
  • Alle geschillen vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van de Rechtbanken van het arrondissement Turnhout 
  • Kamp C is niet verantwoordelijk voor diefstal, schade gebracht materialen van derden, voor ongevallen, noch tegenover het publiek, noch ten opzichte van de organisatoren.
  • Kinderen jonger dan 12 jaar moeten steeds begeleid worden.
  • Dieren zijn niet toegelaten.
  • Het is de gebruiknemer niet toegelaten de ter beschikking gestelde lokalen onder te verhuren.

Dit reglement dient tijdens het evenement strikt nageleefd te worden.

Vermelde prijzen vervangen alle voorgaande.

Sluiten